SkypeやZoomを使った会議をクライアント等とつぎつぎとこなしています。
やっぱり、リアルでないと、という思いの方も少なくはないと思います。
が、私は元々テレワーク推進派というバックグラウンドもあるからかもしれませんが、Ｗｅｂ会議の良さしか見えません。
例えば昨日行った最も親しいクライントとの新しい月次管理についてのSkypeミーティング、改めてあるべき会議のあり方を再確認できる素晴らしいミーティングでした。
私から提供する会議資料はできれば１週間以上前に、遅くとも３日前には提出することにしています。
今回は３日前、ちょっと遅くなってしまったと思いつつも、
リアルではないので見てもらえば説明なしでもほとんど理解できるレベルまでの詳細なものを作成しました。
ここでクライアント側の部長さんが素晴らしかった。
お送りした資料に対してほとんど時を移さず、詳細なご質問をいただきました。
これに対して私も１２分後に返答、
それに対する反応が４０分後、
在宅勤務の良いところです。
以上の結果も考慮して、私はＷｅｂミーティングで打ち合わせし決定しなければならない内容をノートに箇条書き。
Ｗｅｂ会議ではこれに基づいて進めました。
会議って事前に考えたプロセスで進むことってほとんどありませんよね。
ところが驚くことに、私が用意したAgendaで進めようとすると、先方の部長さんから先に私が言おうと思った話を先回りして、これまた驚くことに私の想定した順番になさるではありませんか。
会議は、同じ資料を画面上で共有しながら、同じ個所を見ながら行いますから、脱線がほとんどありません。
皆が同じ事柄に集中して効率的に行うことができました。
そして会議は予定の時間２時間を過ぎることなく、１時間４０分で終了しました。
これだけ事前に情報共有できていた成果なのだと思います。
逆に言えばこれまでの会議がいかに事前準備不足だったかということですが、、、
それにしても今回の内容は専門性も高く決して簡単な内容ではなかったのですが、非常高い生産性の会議にすることができました。
ここに書いたことは会議のやり方としては当たり前と言われていることです。が、できていないことが多くありませんか？
今回はリアルではないデメリットを補おうと双方が意図して、あるいは無意識に事前対応できたように思います。
この意識変化はＷｅｂ会議の大きな成果です。
やむなくＷｅｂ会議をする、ではなく、効率的効果的な会議にするためにＷｅｂ会議をする、そういう発想はいかがでしょうか？
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